MACROS EN ACCESS

INTRODUCCIÓN A BASES DE DATOS ACCESS

1- ¿QUE ES ACCESS?

Access, o Microsoft Access, es un software que permite gestionar una base de datos. El programa forma parte de Microsoft Office, un paquete de aplicaciones que permiten realizar tareas de oficina.

La primera versión de Access fue lanzada en 1992. A partir de entonces se sucedieron diversas versiones que incrementaron la funcionalidad del software. Actualmente, Access es un programa utilizado para la gestión de datos a través de informes y consultas, que incluso puede importar información creada con otros software (como Microsoft Excel). 

2- ¿COMO ABRIR ACCESS EN WINDOWS

Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú. Colocar el cursor en Todos los programas, aparecerá la lista de los programas que hay instalados en tu ordenador. Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa sobre Microsoft Access, y se iniciará el programa.

Abrir una base de datos en Access

Si ya se está ejecutando Access, use el siguiente procedimiento para abrir una base de datos. Nota los pasos varían ligeramente según la versión de Access.

1. En la página introducción de Access, haga clic en abrir otros archivos.
2. En el área abierta de la vista backstage, haga clic en examinar.
3. Haga clic en un acceso directo en el cuadro de diálogo abrir o en el cuadro Buscar en , haga clic en la unidad o carpeta que contiene la base de datos que desea.
4. En la lista de carpetas, vaya a la carpeta que contiene la base de datos.
5. Cuando encuentre la base de datos, siga uno de estos procedimientos:
• Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo predeterminado que se especifique en el cuadro de diálogo Opciones de Access o el modo que haya establecido una directiva administrativa.
• Haga clic en Abrir para abrir la base de datos con acceso compartido en un entorno multiusuario para que usted y otros usuarios puedan leer y escribir en la base de datos.
• Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y luego en Abrir en modo solo lectura para abrir la base de datos con acceso de solo lectura de modo que pueda verla pero no editarla. Otros usuarios aún pueden leer y escribir en la base de datos.
• Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y luego en Abrir en modo solo lectura para abrir la base de datos con acceso exclusivo. Cuando tiene una base de datos abierta con acceso exclusivo, cualquier persona que intente abrir la base de datos recibirá un mensaje que indica que "el archivo ya está en uso".
• Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y luego en Abrir en modo exclusivo de solo lectura para abrir la base de datos con acceso de solo lectura. Otros usuarios aún pueden abrir la base de datos, pero están limitados al modo de solo lectura.

3- DIFERENCIAS ENTRE ACCESS Y EXCEL

La diferencia más importante entre Microsoft Access y Microsoft Excel es el propósito de cada software. Access es un programa de base de datos que se interrelaciona, mientras que Excel es una hoja de cálculo. Access maneja grandes cantidades de datos y Excel realiza cálculos matemáticos.

Disponibilidad

Tanto Access como Excel se pueden comprar por separado, pero si deseas comprar un paquete de Office de Microsoft, Excel estará disponible en los paquetes Home, Student y Professional, mientras que Access sólo se incluye en el paquete Professional.

Datos relacionados

Si necesitas crear un vínculo entre tus datos, Access es el único que puede efectuar esta acción. Debido a que utiliza sólo archivos planos, Excel tiene una funcionalidad limitada y no puede hacer el tipo de vinculaciones que puede hacer Access.

Comodidad a la hora de usarlos

Excel es más fácil de usar y mucho más intuitivo que Access, con una interfaz gráfica de usuario que se asemeja a Word, otro programa de uso común.

Tamaño

Excel sólo puede manejar hasta 15.000 registros. Access está destinado a manejar miles de registros más, todos vinculados a través de varias tablas.

Tipo de consultas

Access está destinado a crear consultas calculadas, haciendo vínculos basados a través de un "asistente" o programado por el usuario. Excel no tiene la capacidad para hacerlo, aunque puede crear tablas, gráficos y tablas dinámicas.

4- VENTAJAS DE ACCESS

1. Access, rápida y sencilla almacenando, gestionando y compartiendo datos. La interfaz de Access, Microsoft Office Fluent, está diseñada para que cualquier usuario sin conocimientos especializados de bases de datos, pueda trabajar profesionalmente. Muchas veces la información que manejamos tiene que transcender nuestro disco duro local para ser compartida con otros usuarios, tarea para la que Access está diseñada específicamente resolviendo de manera muy sencilla su conexión con Microsoft Office SharePoint, pudiendo así compartir fácilmente archivos, realizar auditorías y consultas, o copias de seguridad.

2. Empezar rápidamente usando soluciones prediseñadas. Access viene con una completa biblioteca de solucioes prediseñadas que nos permitirán realizar el seguimiento de la información inmediata, sin necesidad de diseñar nosotros los formularios y los informes, valiosas herramientas de Access. Una vez que ya vayamos ganando soltura en Access podremos modificar estas plantillas, y crear las nuestras propias. El proceso de aprendizaje es natural y reporta grandes beneficios.

3. Distintos formatos de un mismo informe para distintos destinatarios. Access nos permite que presentemos de muy distintas y personalizadas maneras la información, una ventaja de la cual sacaremos mucho beneficio cuando queremos presentar un grupo de datos de distinta manera para distintos destinatarios. Las posibilidades aquí son muy amplias, lo que garantiza que cumplirá con prácticamente el total de nuestras necesidades.

4. Creación de tablas de datos más rápida y tan sencilla como una tabla de Excel. Nos encantan las tablas de datos por lo útiles que son. Las aplicamos diariamente en nuestro trabajo para infinidad de objetivos, y aunque muchos utilicen Excel para ello, es sólo porque no han conocido el potencial y la facilidad con la que Access resuelve nuestras necesidades. Access está especializada en tablas, y por ello nos aporta funciones tan interesantes y productivas como la detección automática del tipo de información (fechas, monedas, etc.). Además todas nuestras tablas de Excel se pueden importar o pegar directamente Access y así realizar un seguimiento de la información más eficaz.

5. Valor añadido en los datos adjuntos y multivalor. Fotos de productos, hojas de cálculo, documentos de word, Pdf.. los campos de Access permiten adjuntar una amplia gama de archivos que enriquecen la información de los datos que almacenamos y gestionamos en Acccess. Además los campos multivalor nos permiten selecciona más de un valor (por ejemplo, asignar una tarea a más de una persona) en cada celda, lo cual es verdaderamente útil en muchos casos.

6. Actualización y recopilación de información intuitiva y ágil. Envía un formulario a un compañero de equipo a través del correo electrónico y usa sus respuestas para rellanar y actualizar la tabla de Access sin necesidad de volver a escribir la información ¿ahorra tiempo y errores verdad? 

¿Qué os ha parecido? Interesantes y útiles  ¿verdad?, pues si queréis aprender mucho más sobre Access, como crear, gestionar y actualizar bases de datos, os invitamos a participar en el próximo curso que impartimos de Access y que cuenta con la financiación de FEMETAL, por lo que es gratuito.

5- INTERFAZ

1. Archivo
2. Barra de herramientas
3. Ver
4. pestaña inicio
5. Copiar formato o porta papeles
6. tamaño fuente
7. formato de texto
8. gg
9. Agregar tabla
10. Tabla 
11. lll
12. kkk
13. hoja de trabajo

6- PARA QUE SIRVE LA CINTA DE OPCIONES EN ACCESS

La cinta de opciones es el reemplazo principal de los menús y las barras de herramientas y proporciona la interfaz de comandos principal en Access. ... En Access, las pestañas de comandos principales son archivo, Inicio, crear, datos externos y herramientas de base de datos.

7- COMO AGREGAR UNA TABLA EN ACCESS

1. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y luego haga clic en Vista Hoja de datos.
2. En la pestaña Campos, en el grupo Agregar y eliminar, haga clic en Más campos.
3. Seleccione un campo en la lista Más campos para insertar la nueva columna

8- COMO AGREGO REGISTROS EN ACCESS

9- QUE HACE LA VISTA DISEÑO EN ACCESS

10- QUE HACE LA VISTA HOJA DE DATOS EN ACCESS. 

11- CONSULTAS EN ACCESS 

12- INFORMES EN ACCESS 

13 - MACROS EN ACCESS